Penggunaan Filter by Color (Berdasarkan Warna)

Ada berbagai cara untuk melakukan pemfilteran data di excel, sebelumya sudah kami bahas pada materi cara penggunaan autofilter di excel. salah satu cara terbaru adalah anda dapat melakukan pemfilteran berdasarkan pewarnaan atau filter by color. filter dengan cara ini memungkinkan kita untuk menampilkan data dengan kriteria warna tertentu. biasanya filter by color ini digunakan ketika kita sudah memberikan warna pada cell atau kita telah menggunakan conditional formatting untuk range tertentu, kemudian data tersebut akan ditampilkan sebagai report.

Filter dengan pewarnaan ditambahkan pertama kali untuk versi excel 2007, sampai dengan versi terbaru excel 2016 fitur ini masih exsist dan tidak ada penambahan kemampuan untuk filter dengan warna.

Cara Filter By Color

Sebelum kita menggunakan filter dengan pewarnaan, syarat utama yang dilkakukan adalah pemberian pewarnaan pada cell, kita dapat gunakan pewarnaan pada cell dengan menggunakan fill collor atau conditional formatting.
Contoh kasus : Tampilkan data berdasarkan kolom “Total” yang wberarna “hijau”

1. Langkah pertama berikan pewarnaan untuk kolom total dengan Conditional formatting.
   • Cara Formatting : Blok data pada kolom total
   • Masuk ke Tab home pilih conditional formatting, Highlight cells rules, greather than “1900”, custom format fill “Hijau”. hasil tampilnnya seperti berikut
2. Setelah ditambahkan pewarnaan pada kolom total, tambahkan dropdown filter untuk semua judul kolom pada data tersebut. langkahnya berikut ini :
   • Letakan kursor (pointer) pada area data.
   • Masuk ke Tab data pilih menu Filter atau dapat anda gunakan shortcut CTRL+SHIFT+L
   • Pastikan setiap judul kolom atau header terdapat dropdown filter.
3. Klik Pada Dropdown Filter, pilih Filter by Color dengan warna “hijau“. kemudian klik OK
4. Data yang ditampilkan hanya total yang berwarna hijau atau data lebih besar dari 1900.
   

Penggunaan filter by color mempunyai kekurangan dimana kita hanya dapat menampilkan satu warna saja. untuk menampilkan lebih dari satu warna mungkin akan ditambahkan pada versi microsoft excel berikutnya. okee mari kita tungggu saja. semoga materi ini bermanfaat untuk anda, Terimakasih. selamat belajar

Read more »

Rumus Tanggal dan Jam di excel

Microsoft excel menyediakan rumus date and time yang berfungsi untuk mengolah data yang berhubungan dengan tanggal dan waktu. kegunaan rumus tanggal contohnya adalah untuk menampilkan tanggal hari ini dan menampilkan jam saat ini tanpa kita harus mengetik manual pada cell. untuk penerapan dalam pekerjaan nantinya kita dapat mencari selisih antar jam, menghitung jam kerja karyawan, menghitung jam lembur karyawan, menghitung masa kerja karyawan dan masih banyak lagi.

Rumus Tanggal / Fungsi DATE

Ada beberapa rumus tanggal atau date yang harus kita pahami, sebagai pemahaman awal untuk kita kembangkan dan kombinasikan dengan fungsi yang lain.

1. Fungsi Date

   Fungsi ini digunakan untuk memasukan data tanggal kedalam cell.
   Syntax =DATE (Year,Month,Day)
   

2. Fungsi Day

   Fungsi day digunakan untuk mengambil data hari saja dari suatu data tanggal yang sudah ada.
   Syntax =DAY(Serial_number)
   

3. Fungsi Month

   Fungsi MONTH digunakan untuk mengambil data bulan saja dari suatu data tanggal yang sudah ada.
   Syntax =MONTH(Serial_number)
   

4. Fungsi Year

   Fungsi YEAR digunakan untuk mengambil data hari saja dari suatu data tanggal yang sudah ada.
   Syntax =YEAR(Serial_number)
   

5. Fungsi Today

   Fungsi TODAY diunakan untuk menampilkan tanggal hari ini pada cell.
   Syntax =TODAY()
   

6. Fungsi Now

   Fungsi NOW diunakan untuk menampilkan tanggal dan jam hari ini pada cell.
   Syntax =NOW()
   

7. Fungsi Days360

   Fungsi Days360 digunakan untuk mencari selisih hari antara 2 tanggal.
   Syntax  =DAYS360(Start_date,Finish_date,[method])
   

Rumus JAM / Fungsi TIME

1. Fungsi Time

   Fungsi Time digunakan untuk memasukan data jam kedalam cell. biasanya digunakan sebaga timestamp
   Syntax =TIME(Hour,Minute,Second)
   

2. Fungsi Hour

   Fungsi Hour digunakan untuk menampilkan nilai jam yang akan ditampilkan sebagai bilangan bulat antara 0 –23
   Syntax =HOUR(Serial_number)
   

3. Fungsi Minute

   Fungsi ini Menghasilkan nilai menit dalam suatu data waktu, menghasilkan bilangan bulat.
   Syntax =MINUTE(Serial_number)
   

Fungsi Second

Fungsi ini Menghasilkan nilai detik dalam suatu data waktu,  menghasilkan bilangan bulat.
Syntax =SECOND(Serial_number)

selamat belajar semoga bermanfaat

😀

Read more »

Cara Mengurutkan Data di Excel (Sorting Data)

Mengurutkan data di excel sering sekali dipakai dalam pekerjaan sehari-hari untuk keperluan analisa data. Fasilitas ini mempunya fungsi mengurutkan data dengan 2 cara yaitu Ascending dan Descending. Mengurutkan di excel dapat anda lakukan untuk berbagai tipe data Numeric (angka),Text (Teks), Date (tanggal), Time (jam), dan lain sebagainya. Program Excel akan secara otomatis membaca tipe data tersebut. secara garis besar sorting menggunakan 2 cara :

1. Ascending : Mengurutkan data dengan urutan Terbesar ke Terkecil / Tertinggi ke Terendah (A To Z)
2. Descending : Mengurutkan data dengan urutan Terkecil ke Terbesar / Terendah ke Tertinggi (Z To A)

Cara mengurutkan data di excel

Untuk menggunakan sort anda dapat akses fasilitas ini di Tab Data  pada Group Sort & Filter. Kemudian bukalah lembar kerja excel anda. untuk file latihan dapat anda unduh di halaman download LatihanExcel.com.

Dari data diatas untuk melakukan sorting pada kolom “Qty” dengan cara Ascending. langkahnya berikut ini :

1. Letakan kursor pada kolom “G” di baris manapun.
2. masuk Ke tab Data Pilih A-Z
3. Data akan secara otomatis diurutkan berdasarkan kolom Qty dengan data terkecil ke besar
4. Catatan Ketika data diurutkan secara otomatis kolom yang lain dalam satu tabel akan mengikuti sesuai baris datanya.

Berikut tampilan data setelah data di urutkan berdasarkan “Qty”. Untuk mengembalikan data seperti semula dapat anda gunakan Sort kembali berdasarkan kolom “No” dengan A-Z.

Tips Penggunaan Sorting data excel

1. Tabel harus ideal ( tidak ada merge cell) syarat tabel ideal bisa anda pelajari di materi Membuat tabel.
2. Hindari Blok kolom pada saat sort, “cukup letakan kursor di kolom” kemudian klik A-Z / Z-A

Setelah anda belajar mengurutkan data, apakah hanya seperti ini fungsinya?? tentu tidak kita dapat kombinasikan dengan fasilitas excel yang lain dengan Group atau subtotal untuk membuat suatu report data.

Terimakasih, Semoga bermanfaat untuk anda,,,, selamat belajar

Read more »

Cara Membuat Tabel Database di Excel

Bekerja dengan tabel pada excel merupakan pekerjaan yang sering dilakukan oleh pengguna excel, tabel berfungsi sebagai basis data atau database yang berfungsi sebagai tempat menyimpan data kita. akan tetapi masih banyak pengguna excel yang masih membuat tabel tidak sesuai dengan faedah tabel yang benar. Pada kesempatan ini kita akan belajar cara membuat tabel database di excel.

Kesalahan dalam membuat tabel

ada beberapa kesalahan dasar yang sering dilakukan pengguna excel dalam membuat tabel untuk database, kesalahan yang sering terjadi adalah dalam penggunaan merge and center, baris dan kolom kosong. berikut contoh tabel database yang tidak direkomendasikan oleh excel.

Pada contoh tabel diatas terdapat beberapa kesalahan

1. Terdapat merge cell pada kolom bulan
2. Terdapat baris kosong di baris 35

Bentuk tabel diatas sangat tidak direkomendasikan dalam excel, kita akan kesulitan dalam mengolah data tersebut. ketika data tersebut akan di report menggunakan grafik maka hasilnya pun tidak akan sesuai, atau kita akan buatkan PivotTable pasti akan terjadi error.

Cara Membuat Tabel Database di Excel

Pada kesalahan tabel diatas kita dapat memperbaikinya dengan bentuk tabel yang ideal untuk data. setiap judul kolom dapat diisi satu jenis data dan kita dapat hapus baris dan kolom kosong. dapat anda lihat tampilan tabel berikut ini.

Syarat tabel yang ideal untuk data :

1. Terdapat judul kolom atau header untuk satu jenis data.
2. Tidak terdapat cell yang dimerge dalam tabel.
3. Tidak terdapat kolom dan Baris kosong, minimal terdapat judul kolom.

Pertanyaannya kenapa kita harus membuat tabel dengan benar? membuat tabel adalah dasar basis data excel, agar data dapat diolah dengan baik oleh excel. jika tabel yang kita buat salah, kita akan mengalami kesulitan pada saat menganalisa data dan membuat report datanya.

Semoga bermanfaat,,, selamat belajar

Read more »

Cara Merubah Tampilan Pivot Table

Anda pernah membuat laporan dengan Pivot Table, apakah tampilannya sudah menarik dan mudah untuk di analisa? Pada materi sebelumnya kita telah membahas cara membuat report dengan PivotTable. selanjutnya bagaimana agar laporan yang telah kita buat lebih menarik dan dapat kita analisa dengan mudah. anda dapat merubah tampilan pivot table dengan memberikan pewarnaan dan mengubah layout tampilanya.

Merubah Tampilan Pivot Table dengan Pivot Layout

Merubah tampilan Pivot Table dapat anda lakukan dengan mengubah layoutnya. tampilan default pada PivoTable menggunakan report layout dalam bentuk compact form, semua field yang ada dalam area pivot akan diletakan dalam satu kolom, hal ini akan menyulitkan anda membaca data jika field yang anda report sangat banyak. anda dapat ubah dengan tampilan yang lebih mudah untuk di analisa sebagai contoh kita gunakan Report dalam bentuk “show in Tabular form”.

1. Letakan Pointer pada area PivotTable. ini berfungsi untuk menampilkan contextual tab Design dan Analyze
2. Pilih Tab Design
3. Pada group layout pilih “Report Layout”
   
4. Ada 5 pilihan layout yang dapat digunakan
   • Show in compact form : Tampilan Field pada area pivot akan diletakan dalam satu kolom report sehingga tampilanya lebih compact.
   • Show in tabular form : Tampilan Field pada area pivot akan diletakan dalam kolom terpisah. sehingga tampilanya lebih luas dan mudah untuk dianalisa.
   • Show in outline form :  Tampilan Field pada area pivot akan diletakan dalam kolom terpisah berbentuk outline, Sangat cocok untuk report.
   • Repeat all item labels : Mengisi nilai blank dibawah data sesuai dengan item data diatasnya.
   • Do not repeat item labels : Mengosongkan nilai blank dibawah data sesuai dengan item data diatasnya.
     
5. Anda dapat memilih layout sesuai selera dan kebutuhan. agar lebih mudah untuk analisa data kita dapat gunakan Report Layout “Show in Tabular Form” dan “Repeat all item labels”

selain mengatur Report Layout anda juga dapat mengatur 3 pilihan lainya agar tampilan Pivot Table lebih mudah untuk dianalisa yaitu :

• Subtotal : Berfungsi untuk show dan hide subtotal pada tiap item data
• Grand Total : Berfungsi untuk show dan hide Grand total pada PivotTable
• Blank Rows : Berfungsi untuk menambahkan baris kosong sebagai pemisah antar item data pada PivotTable.

Memberikan Warna pada Pivot Table

Setelah anda selesai membuat report, Agar tampilanya lebih menarik untuk disajikan anda dapat menambahkan warna untuk mempercantik tampilanya. kita dapat gunakan PivotTable Styles, berikut langkahnya.

1. Letakan Pointer Pada area Pivot
2. Pilih Tab Design
3. Di sebelah kanan terdapat Group PivotTable Styles.
4. Klik Dropdown untuk menampilkan 3 tipe templates yang ada.
   • Light : Menampilkan warna yang lebih terang.
   • Medium : Menampilka warna yang sedang.
   • Dark : Menampilkan warna yang gelap
5. Pilih salah satu templates yang sesuai dengan selera anda.
6. Hasilnya seperti gambar berikut ini
   

selamat belajar

semoga bermanfaat

☀☀☀☀☀☀☀☀☀☀☀

Read more »

Cara Mengatasi Rumus ERROR di Excel

Bekerja dengan Formula dan Fungsi di Microsoft Excel seringkali kita mengalami kesalahan pada saat menuliskannya. Microsoft excel menyediakan berbagai fasilitas untuk penggunanya untuk meminimalisir kesalahan pada saat menuliskan fungsi atau rumus yang digunakan. Salah satu fasilitas rumus ini bernama Tooltip fungsi dari fitur ini adalah menampilkan argumen yang dibutuhkan dalam penulisan Fungsi. Bagaimana Rumus error ini dapat kita perbaiki? mari kita simak ulasanya.

Mengenal Jenis Error di Microsoft Excel

Sebelum kita menghapus atau edit rumus error ada baiknya kita mengenal jenis-jenis error pada microsoft excel. berikut daftar Pesan kesalahan yang sering munul ketika kita bekerja dengan excel.

• #NULL! = Pesan error dikarenakan kesalahan pada saat memberikan argumen range/cell.
• #DIV/0! = Pesan error yang muncul karena membagi sebuah nilai angka dengan angka Nol.
  
• #VALUE! = Pesan Error yang muncul karena kesalahan berkaitan dengan jenis data. contoh (Kalkulasi Teks dengan Number)
• #REF! = Pesan Error yang muncul di karenakan rumus kehilangan cell referensinya.
• #NAME? =Pesan Error yang terjadi karena kesalahan penulisan fungsi atau penulisan nama range (define name)
• #NUM! = Pesan Error ini dikarenakan rumus menghasilkan nilai numeric yang tidak valid atau melebihi batasan excel
• #NA. = Pesan Error ini dikarenakan rumus tidak menemukan hasil yang dicari (Not Available)

Cara mengatasi rumus error

Ada berbagai fasiltas excel untuk menelusuri kesalahan rumus excel. Pada tab Formulas terdapat satu group bernama Formula auditing. dalam group ini terdapat tools yang dapat anda manfaatkan untuk menelusuri error dalam suatu rumus atau fungsi excel.

Menggunakan Evaluate Formula

Evaluate formula dapat anda gunakan untuk melihat rumus error dengan cara melihat proses perhitungan yang dikerjakan dala satu rumus/formula. berikut cara penggunaanya :

1. Letakan cell pada Rumus yang error
2. Masuk ke tab Formulas Kemudian klik Evaluate Formula
3. Untuk mencari letak kesalahan rumus Klik tombol Evaluate. tools ini akan cek tiap-tiap argumen dalam rumus.
4. Pada form evaluate formula diatas terjadi error #Name pada saat menuliskan Fungsi DATEDIF. Pada argumen terakhir terjadi kesalahan penulisan.

Menggunakan Trace Precedent dan Trace Dependent

Fasilitas yang ke-2 adalah menggunakan trace precedent dan dependent, tools ini berfungsi memberikan petunjuk arah terhadap referensi cell yang digunakan dalam suatu rumus.

• Trace Dependent : Menampilkan referensi cell yang digunakan dalam suatu rumus
• Trace Precedents : Akan Menampilkan petunjuk arah jika cell tersebut direferensikan dalam suatu rumus.

Cara Penggunaanya

1. Letakan cell pada Rumus yang error
2. Masuk ke tab Formulas Kemudian klik Trace Precendent / Dependents
3. Cell Rumus akan Memberikan petunjuk arah berwarna biru menunjuk referensi cell.
4. Untuk menghapus arah dapat menggunakan Remove Arow

Terimakasih..Semoga bermanfaat..

Read more »

Proteksi File Excel dengan Password

Proteksi File excel digunakan untuk meningkatkan keamanan dokumen dan mencegah orang lain mengakses data dalam file excel kita. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk melindungi file kita dari tangan tangan jahil yang tidak bertanggung jawab yang mencoba mengakses data kita. pada versi excel 2007 microsoft mulai mengembangkan sistem enkripsi dalam penulisan karakter passwordnya. sistem enkripsi ini digunakan karena pada versi excel 2003 kebawah password yang kita masukan masih dalam bentuk plain text sehingga sangat mudah untuk di bypass atau dijebol passwordnya.

Proteksi file excel ini dimaksudkan untuk memproteksi suatu file agar tidak bisa dibuka, yang artinya file tersebut tidak dapat dibaca, diedit, atau dilakukan pengolahan tanpa dimasukkan passwordnya terlebih dahulu. ada 2 cara untuk memberikan password pada file excel kita yaitu :

• Menggunakan Fasilitas Password to open
• Menggunakan Fasilitas Encrypt with Password

Proteksi File excel dengan Password to open

Cara pertama ini, proteksi file melalui penggunaan tool General option yang ada pada saat anda menyimpan file atau (Save As).

1. Buka file Excel yang akan anda proteksi
2. Lalu klik Save As > Excel Workbook
3. Silahkan disimpan dengan nama baru, misalnya “Latihan“
4. Pada bagian Tools, pilih General Option
   
5. Lalu pada jendela General Option,
   Pada bagian Password to open, ketik : LATIHAN
   Pada bagian Password to modify, ketik : 1234
6. Pilih OK
7. Pada confirm password, ketik kembali password to open yaitu LATIHAN
   
8. Kemudian Klik SAVE.

Catatan : Penggunaan karakter password  adalah case-sensitive penggunaan huruf besar dan kecil harus benar pada saat menuliskan password ketika membuka filenya. untuk menghilangakan password to open ini, anda dapat lakukan dengan cara hapus manual dengan tombol delete.

Proteksi File Excel dengan Encrypt with Password

Cara kedua ini adalah cara yang sering digunakan oleh pengguna excel, proteksi file excel dengan metode ini sangat powerfull untuk keamanan data didalamnya dikarenakan password yang kita input otomatis akan dienkripsi oleh system dan untuk membobolnyapun butuh tools dan waktu yang sangat lama.

1. Buka file excel yang akan anda proteksi
2. Untuk Versi excel 2007 : klik Office Button > Prepare > Encrypt Document. Seperti tampilan berikut :
   
3. Untuk Versi excel 2010 keatas : klik menu File > Info > Protect Workbook. Seperti tampilan berikut ini :
   
4. Selanjutnya, ketikkan password mislanya “123”
   
5. Klik OK, kemudian Save File excel anda.
6. Untuk Cek apakah passwordnya sudah berjalan, anda dapat menutup dan membuka kembali file tersebut.

Catatan : Penggunaan karakter untuk password adalah case-sensitive penggunaan huruf besar dan kecil harus benar pada saat menuliskan password ketika membuka filenya. untuk menghilangakan password, anda dapat lakukan dengan cara hapus manual dengan tombol delete dengan cara seperti diatas.

“Perlu diingat proteksi dengan password ini tidak terdapat fasilitas lupa password jika anda lupa passwornya, harap diingat atau di tuliskan pada pada notes”, Semoga bermanfaat untuk anda semua, terimakasih….. selamat belajar semoga bermanfaat

Read more »

Membuka, Menutup, dan Menyimpan File Excel

Membuka Program Excel

Membuka program excel 2013 yang terinstall pada windows 8 atau windows 10 untuk pengguna baru mungkin akan sangat membingungkan, ada berbagagai cara untuk membuka program excel dengan mudah

• Menggunakan search windows

cara ini adalah paling mudah untuk membuka program excel.

1. Pada layar desktop gunakan shorcut Keyboard WINDOWS+S untuk menampilkan search box.
2. Ketik “excel” pada search box.
3. Pastikan program excel terseleksi dan Tekan enter.

search excel

• Menggunakan run command

Alternatif ke dua hampir sama yaitu menggunakan run command

1. Pada layar desktop Gunakan shorcut keyboard WINDOWS+R 
2. Ketik “excel” pada run dialog box.
3. Tekan enter.

run excel

3. Menggunakan start windows
Cara ketiga adalah menggunakan tombol start windows
a. Klik start windows
b. Pilih all apps , cari dan pilih folder microsoft Office 2013
c. klik program Excel 2013.

Start excel

Menutup program excel

Cara menutup program excel setelah kita selesai bekerja dengan excel dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Menggunakan tombol Close

b. Menggunakan menu File (bakstage) kemudian pilih Close.

close Excel

c Menggunakan shortcut
Shortut untuk menutup program excel menggunakan ALT+F4

Menyimpan file excel

Setelah anda selesai bekerja menggunakan excel anda dapat menyimpan file excel di dalam folder computer dengan 2 cara. tempat penyimpanan file excel pada versi 2013 ada 2 yaitu dapat dimpan di Cloud microsoft yaitu Onedrive atau di local hardisk.

1. Menggunakan tombol Save pada Quick access toolbar
2. Menggunakan shortcut keybord CTRL+S

Ketika anda sedang bekerja dan kemudian anda lupa menyimpan file,  program excel sangat baik hati memperingatkan anda dengan dialog box dengan pertanyaan “apakah perubahan data akan disimpan?” anda dapat pilih save, don’t save, atau cancel.

save dialog box

 Anda dapat tentukan tempat penyimpanan folder sesuai dengan keinginan anda, sebagai contoh saya simpan file workbook excel pada Document

Cara save file excel

Apa bedanya Save dengan Save As?
Save digunakan untuk menyimpan perubahan yang terjadi dalam file, Save As digunakan ketika kita akan menyimpan file dengan nama yang berbeda.

Membuka file excel

Membuka kembali file excel yang telah kita simpan dan ditutup ada berbagai cara

1. Membuka file langsung dari folder penyimpanan
2. Membuka lewat program excel menggunakan Shortcut CTRL+O
3. Menggunakan Recent workbook

Recent workbook

Fasilitas recent worbook adalah menampilkan history file yang sudah pernah di buka sebelumnya oleh program excel. dengan fitur ini pengguna dipermudah ketika akan membuka kembali data yang akan digunakan.Banyak cara untuk manage file excel, silakan gunakan yang paling mudah menurut anda.

selamat belajar semoga bermanfaat

Read more »